【簡単】ビジネスメールの挨拶と書き出し方【おすすめを紹介】

本記事ではこの悩みを解決します。

難しそうに感じるビジネスメールも、案外簡単に書き始めることができます。

様々な言い回しはありますが、身につけやすいように出来るだけシンプルで、よく使われるオススメを紹介します。

ビジネスメールの挨拶

ビジネスメールは本文を書き出す前に必ず挨拶を入れましょう。

下記の３つのパターンに分けて紹介します。

相手の名前が分かるとき

結論から言うとおすすめは、

のように段階的に使い分けるといいです。

それでは一つずつ見ていきます。

【Hello 名前,】

「Hello」はかなり万能で、固すぎず緩すぎずちょうどいいです。

名前に関しては、初めての挨拶やかなりフォーマルに書きたいときは「Mr./Ms. 苗字」、それ以外は基本「下の名前」で大丈夫です。

（尚、「Mr.」や「Ms.」の使い方には注意点があるので、「相手の名前が分かるとき」の最後に後述します）

【Hi 名前,】

「Hi」は「Hello」より少しカジュアルですが、ビジネスメールでも使われることは多いです。適度なカジュアルさがフレンドリーで関わりやすい印象を与えることができます。

いきなり「Hi」を使うのは念のため控えることをおすすめしますが、何回かやりとりをしてる相手には使っても基本問題ありません。

【Dear 名前,】

「Dear」は「（よく）知らない相手」や「偉い人」などに対して、敬意を表すときに使われます。「Hello」や「Hi」に比べてかしこまっており、先述したような相手以外にはあまり使われません。

古くて固い響きがあるため「Dear」は廃れつつあって、今日（こんにち）では「Hello」や「Hi」の方が一般的だという意見もあります。あまりにもしっかりしているよりも、リラックスした温かみのあるやりとりを好む人が多いためですね。

「Mr.」「Ms.」の注意点

相手の性別に確信があるとき以外は、「Mr.」「Ms.」の使用は念の為控えることをおすすめします。理由としては、名前だけで性別を判断してしまうと、もし間違っていた場合相手に不快な思いをさせてしまうからです。

実際、「本当はMs.なのに、名前が男性っぽいからいつもMr.って間違われてうんざり・・・」といった人も割といます。

また、性の多様性が広まっている今日、相手の性別を決めつけない配慮が必要です。相手もその性別で呼ばれることを望んでいるとき以外は、こちらの決めつけで「Mr. / Ms.」としない方が無難でしょう。

僕自身これに関する経験があり、以前職場に新しく入ってきた同僚を、初めは全員が「男性」として認識していました。ただあるとき、本当はその同僚が「She」と呼ばれるのを望んでいることが分かったんです。それ以来、僕も含め全員が意識して気をつけるようになりました。

では、相手の性別に確信はない、だけどフォーマルに呼びたい、そういったときはどうすればいいのか。解決策としては「フルネーム」を使うことです。

実際「Mr./Ms.」はまだまだ使われているので、あまりにも神経質になる必要はありませんが、万が一のことがあるので念の為「注意点」とさせていただきました。

相手の名前が分からないとき

相手の名前が分からないときの書き方として、「To Whom It May Concern,（関係しているかもしれない方へ）」がよく紹介されます。ただ、あまりにもお決まりでフォーマルすぎるため、機械的で冷たい印象を与えがちです。

よい印象を与えるためにも「To Whom It May Concern,」は避けた方が無難です。

相手が複数人いるとき

 相手が３人以下くらいのときは「Hello John, Mike, Emily,」のように書くこともできます。

本文の書き出し方

ビジネスメールは簡潔であることが重要。そのことによって、相手の貴重な時間を無駄にしなくて済みます。

すでにやり取りをしたことがある相手の場合は、すぐに「要件」へ進んでも大丈夫です。

ただ、初めて相手と関わるときや、もう少し丁寧なメールを書きたい場合はこれから紹介する

を臨機応変に入れましょう。

自己紹介（初めて関わる相手）

初めて関わる相手には自分が何者であるのかを伝えましょう。

詳しい自己紹介は必要ありません。簡潔に「名前 + 会社や所属」を書きます。

思いやりの一言

相手を思うフレンドリーな一言を入れることで、メールに温かみを持たせることができます。下記の通りです。

メールのよくある書き出しに「I hope this email finds you well」があります。意味するのは「I hope you are doing well」と同じです。

ただとても形式的な言い回しなので、あまり気持ちがこもって聞こえないといった欠点があります。日本語だと「お元気でお過ごしのことと存じます」が正直あまり響かないのと一緒ですね（笑）

なので「I hope this email finds you well」よりは、「I hope you are doing well」をおすすめします。

お礼

相手のメールへのお礼を伝えてもいいです。こちらから１通目を送るとき以外は使えますね。下記の通りです。

「prompt（プロンプト）」は「迅速な」で、「quick」としてもいいです。

「reply（リプライ）」は「返事」を意味し、「response（リスポンス）」でもOKです 。

要件の書き方

要件を伝えるときは簡潔にしましょう。

書き方は様々ですが、シンプルに「because」や「to」を使うと簡単です。

結びの言葉

結びの言葉はメールを丁寧に締めくくるために必要不可欠です。

おすすめは下記の通りとなります。

「Sincerely,」はとてもフォーマル。あまり固くなりたくなければ、それ以外を使えばOKです。

まとめ

今回はビジネスメールでの挨拶、書き出し方を紹介しました。思ったよりも案外シンプルに書けそうですよね。

ビジネスメールはとにかく簡潔に、そして相手との距離感を見計らった丁寧さを意識して書くようにしましょう。

ちなみに、対面でのビジネスシーンで使える挨拶はこちらの記事で紹介しています。ぜひ合わせてチェックしてみてくださいね。

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